Domů

4. oddělení (metodiky a správních činností)

4. oddělení v rámci své působnosti plní zejména tyto úkoly:

  1. vyřizuje žádosti podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, vyřizuje odvolání a stížnosti na postup při vyřizování žádosti o informace,
  2. vypracovává výroční zprávy podle zákona o svobodném přístupu k informacím,
  3. vede základní evidenci Národního archivního dědictví pro 1., 3. a 5. oddělení SOA, a to včetně jejího zpracování v programu PEvA, a evidenci archiválií uložených mimo archivy a kulturně vědecké instituce původců sídlících na území Karlovarského a Plzeňského kraje a druhotnou evidenci Národního archivního dědictví v digitální podobě pro státní okresní archivy, soukromé archivy a Archiv města Plzně,
  4. vede zvláštní evidenci archiválií, archivních souborů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky a národní kulturní památky, které jsou evidovány v jeho základní evidenci Národního archivního dědictví (§ 18 odst. 1 AZ),
  5. vede evidenci stejnopisů archivních pomůcek k archivním souborům evidovaným v základní a druhotné evidenci Národního archivního dědictví,
  6. v součinnosti s 1. oddělením kontroluje dodržování povinností stanovených AZ u Archivu města Plzně a vlastníků a držitelů archiválií uložených mimo archiv,
  7. v součinnosti se 3. oddělením kontroluje dodržování povinností stanovených AZ u akreditovaných soukromých archivů sídlících v Karlovarském nebo Plzeňském kraji,
  8. poskytuje metodickou pomoc soukromým archivům na území Karlovarského a Plzeňského kraje,
  9. koordinuje proces posuzování dokumentů v digitální podobě ve skartačním i mimo skartační řízení,
  10. koordinuje proces výběru archiválií v digitální podobě, jejich přejímání do péče SOA, evidenci a ukládání,
  11. poskytuje metodickou pomoc organizačním útvarům SOA v oblasti péče o archiválie v digitální podobě,
  12. v součinnosti s organizačními útvary SOA kontroluje výkon spisové služby u původců, kteří vedou spisovou službu v elektronických systémech spisové služby,
  13. dohlíží na systém elektronické spisové služby v SOA a poskytuje metodickou pomoc organizačním útvarům SOA a jejich příslušným zaměstnancům,
  14. účastní se celostátních metodických porad a podle potřeby provádí školení státních zaměstnanců SOA,
  15. věnuje se problematice informačního systému Centrální archivní modul (CAM) a poskytuje metodickou pomoc organizačním útvarům SOA při tvorbě archivních autoritních záznamů definovaných Základními pravidly pro zpracování archiválií,
  16. podílí se na publikační a ediční činnosti SOA,
  17. plní úkoly oblastního vědecko-výzkumného pracoviště na úseku archivnictví, pomocných věd historických a regionální historie, přičemž spolupracuje s ostatními archivy a rozvíjí styky s vědeckými, kulturními, školskými a dalšími institucemi za účelem výměny zkušeností v odborných otázkách, ve vědeckém bádání a kulturně výchovném, hospodářském a vlastivědném využívání archiválií,
  18. za podmínek stanovených AZ, prováděcí vyhláškou č. 645/2004 Sb. a badatelským řádem SOA, a za případné součinnosti s 1. oddělením umožňuje nahlížet do archiválií uložených na pracovišti SOA v ul. Sedláčkova, Plzeň,
  19. poskytuje vlastníkům nebo držitelům archiválií bezplatné odborné a informační poradenské služby,
  20. za účelem plnění řádných podmínek zpřístupňování vyžádaných archiválií, k výkonu jiné působnosti podle AZ nebo podle požadavků oddělení a státních okresních archivů zajišťuje poskytování údajů z AISEO/AISC, není-li přístup zajištěn způsobem umožňujícím dálkový přístup,
  21. zajišťuje činnost specializované knihovny pro obor archivnictví, historie, spisové služby, pomocných věd historických a regionální historie pro pracoviště SOA sídlící v Plzni,
  22. ve spolupráci s příslušným oddělením nebo státním okresním archivem provádí nejméně jedenkrát za rok prověrku fyzického stavu archivních kulturních památek a národních kulturních památek, které náleží do péče SOA nebo je vede v základní nebo druhotné evidenci (§ 30 odst. 3 a 4 AZ),
  23. zajišťuje vazbu archivních pomůcek pro 1., 3. a 5. oddělení,
  24. plní další úkoly uložené mu ředitelem SOA.