Nejčastější dotazy

A. Občané

Potvrzení o délce zaměstnání pro důchodové a jiné účely

Doklady o délce zaměstnání a příjmech nutných pro výpočet důchodu uchovává Česká správa sociálního zabezpečení, která pravidelně dostává tyto údaje od zaměstnavatele. Současně tyto dokumenty uchovává i zaměstnavatel. Dokumenty, které slouží k výpočtu důchodu nebo potvrzení doby zaměstnání (mzdové listy, osobní spisy), nejsou ze zákona archiváliemi. Jejich uložení, zvláště u podniků rychle zanikajících na začátku 90. let, bylo značně problematické.

Pokud Česká správa sociálního zabezpečení nemá kompletní doklady a požaduje doložení odpracované doby na žadateli o důchod, doporučujeme, aby nejprve kontaktoval bývalého zaměstnavatele. Pokud organizace zanikla, pak je třeba kontaktovat nástupnickou organizaci, případně likvidátora hledané společnosti, je-li znám (lze zjistit např. z výpisu z obchodního rejstříku, který je dostupný na internetové stránce www.justice.cz). V případě neúspěchu u zaměstnavatelské organizace, resp. jejího následovníka či likvidátora je možné kontaktovat příslušný státní okresní archiv podle sídla zaniklé organizace, kde někdy tyto dokumenty mohou být uloženy. Jedná se zejména o různé organizace zřizované národními výbory (podniky služeb, stavební, bytového hospodářství apod.) či okresními úřady. Pokud ve státním okresním archivu nejsou tyto písemnosti uloženy, archiváři z jednotlivých okresů zájemce odkáží na komerční spisovny či další instituce, kde je možno hledané doklady nalézt, za předpokladu, že je archivu známo, kde se dokumenty příslušného původce nacházejí.

V případě zaměstnání u významnějších podniků s širší než okresní působností (původní kraje) je možné kontaktovat 1. oddělení Státního oblastního archivu v Plzni. Státní oblastní archiv v Plzni spravuje archiválie řady bývalých národních a státních podniků, včetně těch, které zřizoval bývalý Krajský národní výbor Plzeň, a i když ve většině případů nejsou dokumenty dokládající nárok na důchod součástí těchto archivních fondů, má v některých případech informace o tom, kde jsou uloženy. Obdobně má informace o uložení dokumentů s neprošlými ukládacími lhůtami těch zaniklých podnikatelských subjektů, u kterých v rámci jejich likvidace poskytoval vyjádření k zabezpečení a uložení jejich dokumentů.

Doklad o závěrečné učňovské zkoušce nebo maturitní zkoušce (opis vysvědčení)

Doklady o studiu (třídní výkazy, katalogové listy) se ukládají v příslušné škole po dobu 45 let a následně jsou předávány k trvalému uložení do příslušného státního okresního archivu; v případě škol sídlících na území města Plzně je příslušným archivem Archiv města Plzně. Doporučujeme proto obrátit se v první řadě na příslušnou školu nebo jejího nástupce s dotazem, zda má uvedené doklady ve své správě; teprve pokud již byly předány do archivu, je třeba obrátit se na příslušný státní okresní archiv, v jehož obvodu se škola nacházela. Zde Vám budou podány bližší informace. Pokud zájemce potřebuje opis vysvědčení a zároveň již škola katalogy (výkazy) předala do státního okresního archivu, vystaví archiv kopii záznamů z katalogu a na jejím základě pak příslušná škola vystaví opis vysvědčení.

Doklad o absolvování výuky na základní škole (9. třídy či jednoleté učební kurzy)

V případě, že škola dosud existuje, doporučujeme obrátit se přímo na ni. Pokud již byly třídní výkazy předány do místně příslušného státního okresního archivu (resp. v případě školy se sídlem na území města Plzně do Archivu města Plzně), doporučujeme obrátit se na tento archiv. Zde Vám budou podány bližší informace.

Sčítání lidu

Sčítání lidu probíhala na území našeho státu od roku 1857 v periodách cca deseti let. Konkrétně se sčítalo v roce 1857, 1869, 1880, 1890, 1900, 1910, 1921, 1930, 1939 (sčítání proběhlo pouze na území tzv. Říšské župy Sudety), 1950, 1961, 1970, 1980, 1991, 2001, 2011. Sčítací operáty až do roku 1921 bývají uloženy ve státních okresních archivech, avšak podle správního uspořádání platného v době sčítání (důležité je znát politický okres, který obvykle není shodný s dnešním okresem). Tato sčítání však nejsou dochována kompletně (např. sčítání lidu z roku 1857 je dochováno spíše výjimečně). Vždy je proto nutné obrátit se na příslušný státní okresní archiv s konkrétním dotazem. Sčítání od roku 1930 jsou uložena v Národním archivu v Praze, a to z let 1930, 1939 (ŘŽ Sudety), 1950, 1970 a 1991; jde o kompletní dokumentaci. Sčítání z roku 1961 bylo v Národním archivu ponecháno výběrově jen z některých okresů a ostatní operáty byly skartovány. Z roku 1980 jsou v Národním archivu uloženy pouze výsledky sčítání a sčítací operáty byly předány do příslušných státních okresních archivů. Dokumentace sčítání, které proběhlo v roce 2001, byla skartována ihned po jejím vyhodnocení statistickým úřadem.

Zpřístupňování genealogických údajů

Informace naleznete na stránce Pro genealogy.

Plány budov a domů

Zájemce o vyhledávání plánu budov a domů je třeba v první řadě odkázat na příslušný stavební úřad. Podle platného znění stavebního zákona by měla být stavební dokumentace do archivu předávána výběrově, a to až po vydání demoličního výměru. Stává se však, že některé stavební plány mohou být součástí fondů archivů obcí nebo národních výborů, i když stavba dosud stojí. V některých případech jsou náčrty staveb (zejména rodinných domků) součástí fondů berních správ. Plány budov mohou být také uloženy ve spisovně investora či stavebníka (stavební podniky), zejména jedná-li se o větší budovy. V případě, že žadatel neuspěje s dotazem u příslušného stavebního úřadu, může se ještě obrátit na příslušný státní okresní archiv.

Koupě písemných pozůstalostí či jiných dokumentů

Archivy mají zájem na získávání písemných pozůstalostí významných osob z jednotlivých regionů (osobní doklady, doklady o profesním životě, fotografie, paměti, rukopisy literárních děl, korespondence apod.). V tomto případě doporučujeme kontaktovat příslušný státní okresní archiv, který většinou provede první prohlídku písemností. Písemnosti lze archivu bezplatně darovat anebo nabídnout k odkupu. Má-li archiv o písemnosti zájem, je jejich koupě odborně posouzena a v závislosti na finančních možnostech archivu nabídnuta cena. Pokud dojde mezi archivem a vlastníkem (držitelem) dokumentů k dohodě, je následně vyhotoven protokol o výběru archiválií mimo skartační řízení a kupní smlouva, které jsou signovány oběma stranami. Dokumenty jsou poté předány k trvalému uložení v archivu.

B. Předarchivní péče

Skartační řízení

Archivním zákonem určení původci (blíže viz § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění) mají povinnost vést spisovou službu. Součástí spisové služby je také vyřazování dokumentů s uplynulou skartační lhůtou a v závislosti na jejich typu buď následné předávání do státního archivu, nebo likvidace. Skartační řízení se týká všech dokumentů vzniklých z činnosti původce, tedy i účetních dokumentů.

Pro zahájení skartačního řízení je nutné podat místně příslušnému archivu skartační návrh včetně soupisu dokumentů znaků A a S; u dokumentů typu V („výběr“) původce navrhuje jejich zařazení do skupiny A nebo S.

Státní oblastní či státní okresní archiv po obdržení skartačního návrhu původce kontaktuje a zpravidla si s ním domluví prohlídku dokumentů. Při ní se zjišťuje, zda soupis dokumentů odpovídá skutečnému stavu, případně se zhodnotí zařazení dokumentů znaku V do skupiny A nebo S. Následně archiv vyhotoví protokol o skartačním řízení. Na základě podepsaného protokolu archiv převezme dokumenty znaku A a původce provede likvidaci dokumentů znaku S.

Výběr archiválií mimo skartační řízení

Soukromoprávní původci (viz § 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění) nemají povinnost vést spisovou službu a mít vydaný vnitřní předpis stanovující podmínky práce s dokumenty (pokud jej nepotřebují jako součást podkladů k vydání ISO). Musí pouze uchovávat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 archivního zákona a nabídnout je příslušnému archivu k výběru archiválií tehdy, když to uznají za vhodné, nejpozději v případě ukončení činnosti. O výběru dokumentů v takovém případě archiv vyhotovuje protokol o výběru archiválií mimo skartační řízení. Současně se tito původci musí řídit zákonem o účetnictví, zákonem o dani z přidané hodnoty a zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, které stanovují ukládací lhůty pro účetní dokumenty a dokumenty významné pro doložení nároků na důchod. Vyřazování dokumentů bez trvalé hodnoty po uplynutí ukládacích lhůt provádí soukromoprávní původce ve své režii, není nutné žádat o souhlas archiv. Pro určení ukládacích lhůt je možné využít např. publikaci Typový skartační rejstřík (Ostrava, Montanex 2013, připravuje se dotisk 2016). Pokud soukromoprávní původce požaduje vyjádření archivu k vyřazení dokumentů i přes to, že nemá povinnost vedení spisové služby, může zaslat archivu skartační návrh s odkazem na § 7 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění – archiv je v takovém případě povinen vyřídit skartační návrh soukromoprávního původce a v jeho rámci se vyjádří i k výběru, resp. vyřazení dokumentů bez trvalé hodnoty.

Likvidace zanikající společnosti

V případě, že úkony spojené s likvidací byly zahájeny do 31. 12. 2013, potřebuje soudem určený likvidátor k výmazu společnosti z obchodního rejstříku potvrzení územně příslušného státního oblastního archivu, že likvidátor s archivem projednal zabezpečení dokumentů zanikající společnosti. Tuto povinnost stanovil v § 75a odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb. (Obchodní zákoník), který byl vzhledem k nabytí platnosti nového Občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.) k 31. 12. 2013 zrušen.

Pro likvidace zahájené po 1. 1. 2014 již tato povinnost není novým Občanským zákoníkem stanovena, žadatel by se tudíž v takovém případě neměl již na zrušený Obchodní zákoník odkazovat. Pro zanikající společnosti však stále platí povinnost stanovená v § 11 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, podle kterého je takový subjekt povinen informovat příslušný archiv o ukončení svého podnikání a nabídnout mu dokumenty vzniklé ze své činnosti a vyjmenované v příloze č. 1 zákona č. 499/2004 Sb. k výběru archiválií mimo skartační řízení. Nabídková povinnost se týká i dokumentů z činnosti případných právních předchůdců zanikající společnosti, pokud jsou u ní uloženy.

Dále upozorňujeme na povinnost stanovenou v § 94 zákona č. 90/2012 Sb. (zákon o obchodních společnostech a družstvech), kde se likvidátorům ukládá povinnost uchovávat po dobu 10 let dokumenty související s likvidací, konkrétně konečnou zprávu o průběhu likvidace, návrh na použití likvidačního zůstatku a účetní závěrku.

Uchovat je třeba též dokumenty dokládající nárok bývalých zaměstnanců na důchod (mzdové listy, případně osobní spisy). Tyto dokumenty nejsou vybírány za archiválie, lhůta pro jejich uložení je však stanovena zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení č. 582/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů (§ 35a), a to na 30 let (všeobecně se doporučuje 50 let). Protože archivy bývají jednotlivými občany i Českou správou sociálního zabezpečení na místo uložení těchto dokumentů často dotazovány, doporučujeme do žádosti o výběr archiválií mimo skartační řízení v případě zániku společnosti uvést také informaci o místě uložení tohoto typu dokumentů.

V případě, že jde o společnost se sídlem na území města Plzně, je třeba obrátit se přímo na Státní oblastní archiv v Plzni, Sedláčkova 44, 306 12 Plzeň. Totéž v případě, když jde o společnost, která je nástupcem bývalého národního, resp. státního podniku nebo jde o společnost s širším než okresním významem.

Pokud se jedná o společnost s místním nebo okresním významem, je třeba obrátit se na příslušný státní okresní archiv podle sídla společnosti. V případě pochybnosti, kterému archivu adresovat žádost o povolení likvidace, resp. o výběr archiválií mimo skartační řízení, lze tuto záležitost konzultovat telefonicky nebo e-mailem s pracovníky 3. oddělení SOA v Plzni.

Níže uvedené vzory zahrnují případy likvidace společnosti, započaté do 31. 12. 2013 (vzor 1) a případy započaté po 1. 1. 2014 (č. 2).

Ikona programu Adobe Reader Soubory ve formátu PDF lze prohlížet například v programu Adobe Reader, který je volně ke stažení na stránkách výrobce.

PřílohaVelikost
Oznámení o ukončení činnosti společnosti - vzor č. 1 (formát DOCX)16.17 KB
Oznámení o ukončení činnosti společnosti - vzor č. 1 (formát PDF)39 KB
Oznámení o ukončení činnosti společnosti - vzor č. 2 (formát DOCX)16.17 KB
Oznámení o ukončení činnosti společnosti - vzor č. 2 (formát PDF)38.91 KB
Skartační návrh (formát DOCX)18.59 KB
Skartační návrh (formát PDF)33.52 KB