Spisová služba a skartační řízení

Spisová služba

Zákon o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“) v § 3 určuje povinnosti jednotlivých typů organizací s ohledem na péči o dokumenty. V § 3 odst. 1 jsou vyjmenováni tzv. veřejnoprávní původci dokumentů, kteří jsou povinni vést spisovou službu a vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení ve spolupráci s příslušným archivem. § 3 odst. 2 se týká soukromoprávních původců, kteří nemají povinnost vést spisovou službu, ale mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.

Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Bližší podrobnosti výkonu spisové služby stanoví archivní zákon v § 63–70 a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška o spisové službě“). Státní oblastní archivy jsou podle § 49 písm. a) archivního zákona pověřeny kontrolou výkonu spisové služby. Nevedení spisové služby nebo její vedení s vážnými chybami je u veřejnoprávních původců podle § 74 archivního zákona přestupkem s pokutou do výše 200 000 Kč.

Pro původce, kteří vedou spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (dále jen „ESSS“), platí: ESSS je komplexní systém, který zajišťuje evidenci dokumentů a uložení jejich elektronické podoby i všech příslušných metadat po celou dobu plynutí jejich skartační lhůty a následně umožňuje provedení jejich skartačního řízení. ESSS musí splňovat požadavky Národního standardu pro ESSS a nelze jej nahradit běžným uživatelským softwarem (např. tabulkou v MS Excel nebo MS Word)!

ESSS slouží k evidenci všech došlých i vlastních dokumentů bez ohledu na jejich fyzickou podobu (nelze tedy např. používat ESSS jen pro dokumenty doručené prostřednictvím datové schránky a ostatní dokumenty evidovat v papírovém podacím deníku). Podobně i do skartačního řízení z ESSS jsou zařazovány všechny dokumenty v systému evidované, bez ohledu na to, zda jsou elektronické nebo analogové (tj. papírové).

O převodu elektronického dokumentu do dokumentu v analogové podobě a naopak pojednává § 6 vyhlášky o spisové službě. V souvislosti se správnou podobou dokumentů ve spisové službě upozorňujeme, že plnohodnotný převod dokumentu z elektronické do analogové podoby nebo naopak tak, aby zůstala zachována jeho právní hodnota originálu, je možný pouze autorizovanou konverzí dokumentů. Druhým povoleným způsobem převodu je převod podle § 69a archivního zákona, kterým však vzniká pouze dokument s právní hodnotou ověřené kopie, a nenahrazuje tedy plně originál. Prostým vytištěním elektronického originálu vznikne pouze kopie bez právní hodnoty, stejně jako prostým oskenováním papírového dokumentu.

Ohledně odesílání elektronických dokumentů platí, že podle novelizovaného znění vyhlášky o spisové službě (§ 16 odst. 5) musí elektronický dokument vytvořený veřejnoprávním původcem obsahovat strojově čitelnou vrstvu. Znamená to, že odesílané elektronické dokumenty vytvořené původcem musejí vzniknout v textovém editoru a následně musí být v prostředí ESSS převedeny do výstupního formátu a zde také opatřeny elektronickým podpisem a časovým razítkem. Je chybné odesílat místo originálu prostý sken papírového a ručně podepsaného dokumentu.

Přílohy dokumentu mohou obsahovat i skeny nebo komponenty v nevýstupním formátu, ale pokud k nim existuje vyhláškou o spisové službě (§ 23) stanovený výstupní formát, musí být zároveň přítomna i jejich verze ve výstupním formátu.

Skartační řízení z ESSS se provádí prostřednictvím Národního archivního portálu. Metodikou v této oblasti je pověřen Národní archiv. Bližší informace proto najdete na webových stránkách Národního archivu. Zde je přístupný i Národním archivem vydávaný Informační list pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě.

Konkrétní dotazy k elektronickým skartacím a zřízení přístupového účtu do Národního archivního portálu vyřizuje původce s metodikem pro elektronická skartační řízení SOA v Plzni, kterým je Mgr. Miroslav Eisenhammer, Ph.D., zároveň lze kontaktovat územně příslušný státní okresní archiv.
Spisové službě se též podrobně věnuje publikace Kunt, Miroslav – Lechner, Tomáš: Spisová služba. Leges, Praha, 2017 (2. aktualizované vydání).

Výkon spisové služby

Do roku 2021 měla značná část veřejnoprávních původců možnost výběru, zda povede spisovou službu v elektronické (ESSS) nebo analogové (papírový podací deník) formě. Novela zákona o archivnictví a spisové službě z července 2021, která byla přijata v rámci zákona č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (tzv. zákon DEPO), podmínky změnila. Výkon spisové služby pomocí ESSS je nově povinný pro všechny veřejnoprávní původce, včetně malých obcí, jimi zřizovaných organizací a škol (§ 63 odst. 3). Termín pro naplnění této povinnosti je po posunu stanoveném zákonem č. 89/2022 Sb. stanoven následovně:

  • pro původce podle § 3 odst. 1 písm. a)-e) archivního zákona (organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky) do 31. 12. 2025;
  • pro původce podle § 3 odst. 1 písm. f)-m) archivního zákona (územní samosprávné celky, organizační složky územních samosprávných celků, právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vysoké školy, školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem) do 31. 12. 2025.

Atestace systémů ESSS

Novela archivního zákona zároveň zavedla v § 69 b-e povinnost atestace systémů ESSS, tedy prověření, zda odpovídají platné legislativě. Povinnost se týká jak dodavatelů ESSS (musejí nechat své produkty atestovat), tak i uživatelů ESSS (smějí používat pouze atestované systémy). Atestace zaštiťuje Ministerstvo vnitra. Povinnost atestace začíná od 1.7. 2023, pravidla pro atestování zveřejní Ministerstvo vnitra do 31. 1. 2023. Od 1. 7. 2024 nesmějí dodavatelé nabízet na trhu neatestované produkty. Vydaný atest platí dva roky, poté musí být obnoven, stejně jako v případě změn v ESSS vyvolaných legislativními změnami. V případě zneplatnění atestu může původce používat neatestovaný systém ESSS nejvýše po dobu jednoho roku od zneplatnění atestu.

Pro původce z toho vyplývá:

  • Pokud vedou spisovou službu v elektronické podobě v ESSS – sledovat, zda dodavatel systému požádá o atest a zda používaný systém atest získá. Pokud ano, je vše v pořádku. Pokud ne, má dodavatel jeden rok na nápravu zjištěných nedostatků a opakované atestování. Původce může po tuto dobu systém dále používat. Pokud se dodavateli nepodaří atest opakovaně získat, musí původce změnit dodavatele systému. S tím souvisí mj. nutnost převodu dat mezi starým a novým systémem.
  • Pokud vedou spisovou službu dosud v analogové podobě a nově se jich týká povinnost přejít na ESSS – sledovat situaci kolem atestací, zjistit na webu Ministerstva vnitra, které systémy atestací prošly, a z těch teprve vybírat pro ně vhodný systém ESSS. První vlna atestací bude pravděpodobně probíhat během roku 2023, aktuální proto tato otázka začne být nejdříve v druhém pololetí roku 2023.

Komentář k uvedené novele archivního zákona se nachází na webových stránkách Ministerstva vnitra (oddíl Legislativa a metodika).
Bližší vysvětlení k novelizovaným částem vyhlášky č. 259/2012 Sb. naleznete v Informačním listu pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě č. 10/2022.

Skartační řízení

Archivním zákonem určení původci (blíže viz § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů) mají povinnost vést spisovou službu. Součástí spisové služby je také vyřazování dokumentů s uplynulou skartační lhůtou a v závislosti na jejich typu buď následné předávání do státního archivu, nebo likvidace. Skartační řízení se týká všech dokumentů vzniklých z činnosti původce, tedy i účetních dokumentů.

Pro zahájení skartačního řízení je nutné podat místně příslušnému archivu skartační návrh včetně soupisu dokumentů znaků A a S; u dokumentů typu V („výběr“) původce navrhuje jejich zařazení do skupiny A nebo S.

Státní oblastní či státní okresní archiv po obdržení skartačního návrhu původce kontaktuje a zpravidla si s ním domluví prohlídku dokumentů. Při ní se zjišťuje, zda soupis dokumentů odpovídá skutečnému stavu, případně se zhodnotí zařazení dokumentů znaku V do skupiny A nebo S. Následně archiv vyhotoví protokol o skartačním řízení. Na základě podepsaného protokolu archiv převezme dokumenty znaku A a původce provede likvidaci dokumentů znaku S.

Skartační řízení z ESSS

Probíhá prostřednictvím Národního archivního portálu. Portál je přístupný v testovací a ostré verzi. Z volně přístupné úvodní strany jsou pod záložkou Pro původce – Návody k dispozici uživatelská příručka a návodná videa. K práci v testovací i ostré verzi portálu je nutná registrace, o kterou původce žádá metodika pro elektronická skartační řízení v SOA Plzeň, kterým je Mgr. Miroslav Eisenhammer, Ph.D..

Provádění skartačního řízení z ESSS prostřednictvím portálu je povinné pro všechny systémy ESSS, které jsou používány od srpna 2012. Od této doby měly podle legislativy splňovat požadavky Národního standardu pro ESSS, a tudíž být schopné vytvářet validní SIP balíčky a předávat elektronické dokumenty ve výstupních formátech předepsaných § 23 vyhlášky o spisové službě. Pro dokumenty a spisy uzavřené před uvedeným termínem platí mírnější požadavky pro metadata SIP balíčků a není vyžadováno předání elektronických dokumentů ve výstupních formátech – podrobněji viz Stanovisko Národního archivu k přechodným obdobím uvedené mezi metodikami.

Upozornění: I když zadání SIP balíčků původcem a jejich posouzení archivem probíhá v prostředí Národního archivního portálu, tak skartační návrh, protokol o výběru archiválií ve skartačním řízení a případný záznam o předání archiválií si původce a archiv navzájem posílají jako dokumenty prostřednictvím datové schránky. Teprve doručení skartačního návrhu oficiální cestou je pro archiv podnětem k zahájení výběru archiválií.

Výběr archiválií mimo skartační řízení

Soukromoprávní původci (viz § 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění) nemají povinnost vést spisovou službu a mít vydaný vnitřní předpis stanovující podmínky práce s dokumenty (pokud jej nepotřebují jako součást podkladů k vydání ISO). Musí pouze uchovávat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 archivního zákona a nabídnout je příslušnému archivu k výběru archiválií tehdy, když to uznají za vhodné, nejpozději v případě ukončení činnosti. O výběru dokumentů v takovém případě archiv vyhotovuje protokol o výběru archiválií mimo skartační řízení. Současně se tito původci musí řídit zákonem o účetnictví, zákonem o dani z přidané hodnoty a zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, které stanovují ukládací lhůty pro účetní dokumenty a dokumenty významné pro doložení nároků na důchod. Vyřazování dokumentů bez trvalé hodnoty po uplynutí ukládacích lhůt provádí soukromoprávní původce ve své režii, není nutné žádat o souhlas archiv. Pro určení ukládacích lhůt je možné využít např. publikaci Typový skartační rejstřík (Ostrava, Montanex, poslední vydání 2017). Pokud soukromoprávní původce požaduje vyjádření archivu k vyřazení dokumentů i přes to, že nemá povinnost vedení spisové služby, může zaslat archivu skartační návrh s odkazem na § 7 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů – archiv je v takovém případě povinen vyřídit skartační návrh soukromoprávního původce a v jeho rámci se vyjádří i k výběru, resp. vyřazení dokumentů bez trvalé hodnoty.

Likvidace zanikající společnosti

V případě, že úkony spojené s likvidací byly zahájeny do 31. 12. 2013, potřebuje soudem určený likvidátor k výmazu společnosti z obchodního rejstříku potvrzení územně příslušného státního oblastního archivu, že likvidátor s archivem projednal zabezpečení dokumentů zanikající společnosti. Tuto povinnost stanovil v § 75a odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb. (Obchodní zákoník), který byl vzhledem k nabytí platnosti nového Občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.) k 31. 12. 2013 zrušen.

Pro likvidace zahájené po 1. 1. 2014 již tato povinnost není novým Občanským zákoníkem stanovena, žadatel by se tudíž v takovém případě neměl již na zrušený Obchodní zákoník odkazovat. Pro zanikající společnosti však stále platí povinnost stanovená v § 11 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, podle kterého je takový subjekt povinen informovat příslušný archiv o ukončení svého podnikání a nabídnout mu dokumenty vzniklé ze své činnosti a vyjmenované v příloze č. 1 zákona č. 499/2004 Sb. k výběru archiválií mimo skartační řízení. Nabídková povinnost se týká i dokumentů z činnosti případných právních předchůdců zanikající společnosti, pokud jsou u ní uloženy.

Dále upozorňujeme na povinnost stanovenou v § 94 zákona č. 90/2012 Sb. (zákon o obchodních společnostech a družstvech), kde se likvidátorům ukládá povinnost uchovávat po dobu 10 let dokumenty související s likvidací, konkrétně konečnou zprávu o průběhu likvidace, návrh na použití likvidačního zůstatku a účetní závěrku.

Uchovat je třeba též dokumenty dokládající nárok bývalých zaměstnanců na důchod (mzdové listy, případně osobní spisy). Tyto dokumenty nejsou vybírány za archiválie, lhůta pro jejich uložení je však stanovena zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení č. 582/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů (§ 35a), a to na 30 let (všeobecně se doporučuje 50 let). Protože archivy bývají jednotlivými občany i Českou správou sociálního zabezpečení na místo uložení těchto dokumentů často dotazovány, doporučujeme do žádosti o výběr archiválií mimo skartační řízení v případě zániku společnosti uvést také informaci o místě uložení tohoto typu dokumentů.

V případě, že jde o společnost se sídlem na území města Plzně, je třeba obrátit se přímo na Státní oblastní archiv v Plzni, Sedláčkova 44, 306 12 Plzeň. Totéž v případě, když jde o společnost, která je nástupcem bývalého národního, resp. státního podniku nebo jde o společnost s širším než okresním významem.

Pokud se jedná o společnost s místním nebo okresním významem, je třeba obrátit se na příslušný státní okresní archiv podle sídla společnosti. V případě pochybnosti, kterému archivu adresovat žádost o povolení likvidace, resp. o výběr archiválií mimo skartační řízení, lze tuto záležitost konzultovat telefonicky nebo e-mailem s pracovníky 3. oddělení SOA v Plzni.

Níže uvedené vzory zahrnují případy likvidace společnosti, započaté do 31. 12. 2013 (vzor 1) a případy započaté po 1. 1. 2014 (č. 2).

PřílohaVelikost
Oznámení o ukončení činnosti společnosti – vzor č. 1 (formát DOCX)16.17 KB
Oznámení o ukončení činnosti společnosti – vzor č. 1 (formát PDF)39 KB
Oznámení o ukončení činnosti společnosti – vzor č. 2 (formát DOCX)16.17 KB
Oznámení o ukončení činnosti společnosti – vzor č. 2 (formát PDF)38.91 KB
Skartační návrh – vzor (formát DOCX)16.94 KB
Skartační návrh – vzor (formát PDF)167.74 KB
Skartační návrh z ESSS – vzor (formát DOCX)16.43 KB
Skartační návrh z ESSS – vzor (formát PDF)134.3 KB