1. oddělení (fondy krajské a oblastní správy a samosprávy a osobní fondy)

1. oddělení spravuje zejména fondy původců z oblasti státní správy a samosprávy vyšší než okresní a nižší než celostátní úrovně z oblasti vymezené současným Plzeňským a Karlovarským krajem. Jde o historické krajské úřady a krajské vlády od poloviny 18. do druhé poloviny 19. století, Krajský národní výbor Plzeň a jím řízené organizace, dále fondy krajské úrovně z oblasti justice, finanční správy, kultury, zdravotnictví, školství (vysoké školy), dále fondy okupační správy z let 1938-1945 a fondy společenských a politických organizací, mj. Komunistické strany Československa. Dále pečuje o archivní sbírky, z nichž nejvýznamnější a badatelsky nejvyužívanější je dnes již plně digitalizovaná Sbírka matrik západních Čech. Konečně má v péči na 180 osobních a rodinných pozůstalostí historicky zajímavých osobností západočeského regionu, mezi kterými nalezneme významné vědce, pedagogy, umělce, ale i sportovce nebo odbojáře.

1. oddělení v rámci své působnosti plní zejména tyto úkoly:

  1. kontroluje výkon spisové služby u:
    1. organizačních složek státu s krajskou a oblastní územní působností v Karlovarském a Plzeňském kraji a jejich správních archivů,
    2. státních příspěvkových organizací se sídlem v Karlovarském nebo Plzeňském kraji s výjimkou těch, které si zřídily specializované archivy,
    3. orgánů Karlovarského a Plzeňského kraje a jejich organizačních složek,
    4. orgánů samosprávy města Plzně a jeho organizačních složek,
    5. příspěvkových organizací zřízených Plzeňským krajem a městem Plzní sídlících na území města Plzně,
    6. vysokých škol sídlících v Karlovarském nebo Plzeňském kraji, s výjimkou těch, které si zřídily specializovaný archiv,
    7. právnických osob zřízených zákonem sídlících v Karlovarském nebo Plzeňském kraji s výjimkou těch, u kterých tuto působnost vykonává Národní archiv nebo které si zřídily specializovaný archiv,
  2. kontroluje dodržování povinností stanovených § 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. a provádí výběr archiválií u politických stran, politických hnutí, občanských sdružení, odborových organizací, organizací zaměstnavatelů, profesních komor s územní působností stanovenou pro Karlovarský nebo Plzeňský kraj, s výjimkou těch, jejichž působnost je vymezena územím okresu nebo jeho částí,
  3. ve spolupráci s vedoucím PEvA kontroluje dodržování povinností na úseku archivnictví a spisové služby stanovených zákonem č. 499/2004 Sb. u Archivu města Plzně a vlastníků a držitelů archiválií uložených mimo archiv,
  4. provádí výběr archiválií u všech původců stanovených v písmenu a. s územní působností stanovenou pro Karlovarský a Plzeňský kraj, a to včetně krajských justičních orgánů; výjimkou jsou orgány samosprávy města Plzně, jeho organizační složky a jím zřízené příspěvkové organizace a veřejnoprávní původci sídlící na území města Plzně, pro něž bylo vydáno rozhodnutí ministerstva o přenesení působnosti na Archiv města Plzně,
  5. provádí výběr archiválií u subjektů uvedených pod písmenem b.,
  6. provádí výběr archiválií z dokumentů nabídnutých státu darem nebo ke koupi, z dokumentů nalezených, z dokumentů tvořících součást odúmrti nebo z dokumentů vlastníků, kteří o to požádají,
  7. pečuje o archiválie převzaté od původců, u nichž provádí výběr archiválií s výjimkou archiválií vlastníků a držitelů archiválií, kteří mají archiválie uložené mimo archiv,
  8. pečuje o archiválie převzaté od jejich vlastníků nebo držitelů do úschovy a o archiválie, které byly prohlášeny archivní kulturní památkou nebo národní kulturní památkou, u nichž jejich vlastník nebo držitel není schopen zajistit jejich řádnou ochranu a odbornou péči o ně a u nichž ministerstvo rozhodlo o jejich svěření na dobu určitou do péče archivu,
  9. pečuje o matriky a druhopisy matrik původců, jejichž sídla se nacházela na území Karlovarského nebo Plzeňského kraje s výjimkou matričních knih židovských a vojenských,
  10. podílí se na dokazování ve správním řízení a připravuje podklady pro vydání rozhodnutí a předkládá je řediteli archivu,
  11. podílí se na dokazování v řízení o správních deliktech a připravuje podklady pro vydání rozhodnutí o uložení sankce a předkládá je řediteli archivu,
  12. spolupracuje s vedoucím PEvA při evidenci archiválií svěřených mu do péče,
  13. pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, právnických a fyzických osob vyhledává archiválie v péči 1. oddělení, pořizuje z nich výpisy, opisy, kopie nebo repliky,
  14. pro zajištění řádných podmínek zpřístupňování vyžádaných archiválií nebo k výkonu jiné působnosti podle zákona č. 499/2004 Sb. vyžaduje od 4. oddělení nezbytné údaje z agendového informačního systému evidence obyvatel nebo z agendového informačního systému cizinců,
  15. provádí inventuru archiválií, o něž pečuje,
  16. podílí se na publikační a ediční činnosti archivu,
  17. plní úkoly oblastního vědecko-výzkumného pracoviště na úseku archivnictví, pomocných věd historických a regionální historie, přičemž spolupracuje s ostatními archivy a rozvíjí styky s vědeckými, kulturními, školskými a dalšími institucemi za účelem výměny zkušeností v odborných otázkách, ve vědeckém bádání a kulturně výchovném, hospodářském a vlastivědném využívání archiválií,
  18. plní další odborné úkoly uložené mu ředitelem odboru archivnictví a spisové služby, vyplývající z právních předpisů, služebních předpisů a dalších aktů řízení.