Státní oblastní archiv v Plzni

2. oddělení při zabezpečení výkonu předmětu činnosti archivu plní zejména tyto úkoly:

1. zabezpečuje činnost archivu po stránce ekonomické, správní, právní a organizačně provozní,
2. sestavuje v součinnosti s ministerstvem a organizačními články archivu návrh rozpočtu archivu na příslušný rok a provádí kontrolu jeho účelného a plynulého čerpání; vede hlavní pokladnu archivu,
3. provádí vnitřní rozpočtová opatření v rámci schváleného rozpočtu,
4. sestavuje a dodržuje účtový rozvrh pro dané účetní období a vede kompletní účetnictví o stavu a pohybu majetku archivu v rozsahu a způsobem stanoveným zvláštním právním předpisem,
5. ve spolupráci s příslušnými odbory ministerstva zajišťuje v rámci systému SAP R/3 podklady pro pravidelné účetní závěrky a pro vypracování státního závěrečného účtu kapitoly 314 – MV za uplynulý rok,
6. zajišťuje materiálně-technické zabezpečení archivu v součinnosti s hospodářkami a vedoucími organizačních článků archivu, zpracovává dokumentaci programového financování, zabezpečuje příslušná výběrová řízení a realizaci investic,
7. zabezpečuje předepsané hospodářské a účetní evidence, ukládá účetnickou dokumentaci v souladu s právní úpravou; úkoly v oblasti účetnictví zajišťuje ve spolupráci s hospodářkami státních okresních archivů,
8. rozpracovává metodiku, usměrňuje a kontroluje nakládání vnitřních organizačních jednotek archivu s poskytnutými zálohami na provoz jejich činnosti,
9. zajišťuje pro potřeby archivu a jeho vnitřních organizačních jednotek mzdovou agendu na základě podkladů poskytovaných ostatními organizačními články včetně sociálního a zdravotního pojištění,
10. zabezpečuje údržbu a opravy technických a technologických zařízení archivu, jeho budov a vybavení, zajišťuje dokumentaci staveb, správu a evidenci nemovitého majetku a provádí jeho inventury v součinnosti s vedoucími zaměstnanci archivu,
11. zajišťuje právní správnost archivní a jiné agendy archivu a jeho smluvních vztahů, a správní řízení včetně návrhů na uložení sankce za správní delikty,
12. zabezpečuje objektovou bezpečnost archivu v součinnosti s příslušnými organizačními články archivu,
13. v součinnosti s příslušnými útvary ministerstva se podílí na provádění stanoveného auditu hospodářsko-správních činností archivu,
14. zajišťuje činnosti archivu na úseku požární bezpečnosti, bezpečnosti práce, energetiky, vodohospodářství a autoprovozu a vede agendu s tím spojenou.
15. vyvíjí informační systém archivu a zajišťuje jeho funkčnost a správu digitálních databází.